6 consejos para hacer una videollamada con éxito

Lindsay Daniels, especialista en comunicaciones de Polycom

Todos sabemos que las reuniones cara a cara son la manera más natural y eficaz de comunicarse de forma remota. Sin embargo, cuando se trabaja para una multinacional con empleados que están dispersos por todo el mundo, las llamadas en vídeo son la mejor opción. Como miembro de una generación nacida en la década de los 80 o 90, y de la llamada “Generación Selfie“, estoy acostumbrada a aparecer en vídeos. Y al contar con aplicaciones populares como SnapChat y WhatsApp, que se han convertido en otra forma habitual de comunicación, el vídeo es parte de mi vida cotidiana.

Sin embargo, desde mi primer día en el trabajo me di cuenta de que una videollamada en esta situación era muy diferente a estar en un encuentro casual con mis amigos. ¡No podía dejar de mirarme en la imagen de auto visualización! ¿Cómo me veo? ¿Cómo reaccionaban las personas a lo que yo iba diciendo? ¿Parecía profesional?

Ya ha transcurrido un tiempo y ya trabajo en remoto, soy una ‘trabajadora móvil’. Trabajo en nuestras oficinas centrales, desde mi oficina en casa, en cafeterías, o de vez en cuando en el vestíbulo de un hotel durante un pequeño descanso en una conferencia. Incluso con todos los beneficios que ofrece el trabajo flexible y las videoconferencias, puede ser muy fácil echarlo todo a perder.

Sobre la marcha he ido recopilando algunos consejos rápidos y fáciles para preparar una videollamada con la que sentirse cómodo, confiado y, sobre todo, parecer un interlocutor profesional.

1. Tener la iluminación adecuada.

La luz del techo es la peor iluminación que hay para hacer videoconferencias, ya que hace sombra bajo los ojos y en el puente de la nariz, lo que da un aspecto de cansancio. La luz suave, natural, es la mejor; lo ideal es que la luz se encuentre detrás de la cámara web (directamente detrás de ella, o una a la izquierda y otra a la derecha) y una directamente detrás.

2. Comprobar el ángulo.

¿Estás utilizando una cámara web colocada en el borde superior del monitor? Entonces lo más probable es que no te esté capturando desde la mejor perspectiva. Si el ángulo es muy bajo, los compañeros de reunión aparecerán muy por encima.. Si utilizas la cámara incorporada en el portátil, puede estar demasiado baja… y dirigida hacia la nariz. Hay dos posibilidades; ajustar la altura de la silla donde te sientas, u otra buena solución y rápida es poner libros de tapa dura bajo el portátil hasta que se logre el ángulo correcto. La cámara debe capturar en el marco el triángulo desde la frente al hombro izquierdo y hombro derecho.

3. Aparecer presentable.

Incluso si sólo la cara y hombros van a estar en la pantalla, nunca se sabe si habrá que levantarse por alguna razón. ¡Siempre es mejor estar preparado! Así que ponte decente de la cabeza a los pies. Usa colores sólidos favorecedores cerca de la cara,  como lo hacen los presentadores de televisión. Asegúrate de estar sentado en una posición cómoda para no tener que moverse y parecer inquieto durante toda la llamada y distraer la atención de la reunión. Y, por favor, no uses pantalones de pijama.

4. Mirar detrás.

No te olvides de que las personas situadas en el otro extremo de la vídeollamada tienen una visión de “ojo de pez” de tu entorno. Los trastos y el desorden no solamente distraen, sino que dan una impresión poco profesional. Piensa en tu espacio de trabajo como una extensión de ti mismo, ¿cómo te gustaría que te vieran? Lo mejor es tener las paredes limpias, pero si hubiera fotos o carteles en el fondo, mejor asegurarse de que no molestarían al jefe. ¿La mejor regla práctica? Si hay algo que no tendría en una reunión en persona, ¡tampoco deberíamos tenerlo en una videoconferencia! Un cartel con el logotipo de la empresa, si fuera posible conseguirlo, sería ideal.

5. Minimizar las distracciones.

Si el entorno de trabajo incluye otras personas, colocar en la puerta de la oficina un aviso de “reunido” puede evitar que entren cuando esté en la vídeollamada. Un perro ladrando o un gato pasando detrás pueden distraer, así que lo mejor es mantenerlos fuera de la habitación. Si se está trabajando en un área pública, como una cafetería, lo mejor es hacerlo con la espalda contra una pared para no tener “extras” caminando al fondo mientras se está en la vídeollamada.

6. Estar preparado.

El vídeo está más cerca de ser una reunión cara a cara que de una llamada de conferencia, pero la mayoría de las personas lo tratan como si fuera esto último. Mirar las notas o la pantalla del ordenador distrae tanto como leer las notas de una reunión tradicional en una sala. Conoce los principales puntos de discusión y mira al frente, pues el contacto visual es importante para mostrar que se está escuchando y participando activamente en la reunión. Es posible sentirse incómodo al principio por mirar directamente al ojo de la cámara, pero alternar entre esto y poner su atención en el altavoz para escuchar lo que se dice, es importante para demostrar que se está participando activamente.

Y, por último, pero no menos importante, ¡asegúrate de encender la videocámara y comprobar su visualización ANTES de iniciar una reunión! Tómate un par de minutos extras antes de cada reunión para hacer una prueba en caso de tener que ajustar cosas como la iluminación, la altura del ordenador, quitar del fondo cualquier cosa que pueda distraer, etc. ¡Seguir estos sencillos consejos os prepararán para una reunión mucho más profesional y productiva!