Quiero un número de teléfono para mi empresa pero... ¿qué servicio me interesa?

Es necesario saber lo que mejor se adapte a sus necesidades. De esta forma podremos recomendarle si necesita contratar una centralita (centralita PBX) o un servicio más básico como el Número Virtual. Para conocer la respuesta más acertada hay que saber en qué se diferencia dichos servicios virtuales y los requisitos de cada servicio en concreto. Para buscar el mejor servicio de telefonía y contratarlo.

Para diferenciar entre los servicios que ofrecemos vamos a ver dos casos de uso de cada uno de los servicios contratados: número virtual y centralita virtual.

Caso de uso del Número virtual 

El número virtual sirve para empezar con la telefonía empresarial o de forma particular. Puede activar un nuevo número y desviarlo en 5 teléfonos a la vez. Un ejemplo de ellos sería el caso de un abogado que abre su despacho de abogados por primera vez en su casa, con la intención de que en el futuro sea un local propio o un coworking. Este abogado, Tomás, necesita un número de teléfono fijo para separar su vida laboral de la personal y evitar las llamadas incomodas en fines de semana. Tomás es de Barcelona por lo que elige un 93 como prefijo para centralizar todas las llamadas recibidas y para cuando tengan que realizar llamadas a sus clientes les aparezca el mismo 93.

Una vez activado el número debe identificar los números de teléfonos de desvíos: su número móvil, el número fijo de casa y el número móvil del becario. Tomás quiere activar los desvíos según el horario laboral del despacho: de Lunes a Viernes de 9:00 am a las 16:00 pm. Pero diferenciar el desvío para los viernes creando un desvío solo para este día para poder alterar los tiempos de espera. Por lo cual quiere que suene primero en el móvil del becario las llamadas, puesto que los viernes Tomás siempre tiene reunión con sus clientes y no puede atender las llamadas.

Para cuando alguien llama fuera de ese horario tienen configurado un mensajes para el buzón, que indica el correo electrónico del despacho y se informa del horario y que le devolverán la llamada. Esos mensajes del buzón le llegan por correo electrónico en formato mp3 a las direcciones que se hayan establecido.

Caso de uso de la Centralita virtual

 Para aquellos que no sepan por donde empezar a usar una Centralita Virtual, también conocida como una centralita PBX, vamos a explicar con un caso de uso. Tomaremos como ejemplo una empresa que tiene dos tiendas, una en Barcelona y otra en Valencia. Con dos empleados en cada tienda. Además de las tiendas, dispone de una oficina central en Alicante.

Por lo tanto tenemos una pyme que tiene un único número de teléfono, con dos tiendas físicas y una oficina central. Los pasos a seguir, en este caso, es dar de alta una centralita con el prefijo 902, un número de teléfono genérico para la atención telefónica general de toda la empresa. Cuando ya tiene activado el número de la centralita se puede ir a crear las extensiones, que serán 4 en este caso: 

ext.0 > Información

ext.1 > Oficina Central

ext.2 > Tienda Barcelona

ext.3 > Tienda Valencia

Una vez creadas las extensiones y configurados los desvíos correspondientes según el horario laboral. El siguiente paso es crear los mensajes de buzón de voz, indicar los correos electrónicos para los avisos de los mensajes, etc. 

En el caso de querer crear un desvío por horario en algunas de las extensiones hay que seguir los pasos que se indican a continuación:

1) Se selecciona la ext, por ejemplo la ext.1, y se pincha en la pestaña de Desvíos. En este apartado deberá crear el nuevo desvío por horario de 9:00 a 18:00 de Lunes a Viernes. Una vez creado debemos indicar los números de teléfonos de desvíos que pueden ser hasta 5 teléfonos. Esto hay que hacerlo en todas las extensiones creadas.

Cuando las extensiones tiene creados los desvíos de llamadas correspondientes entonces hay que subir o crear el mensaje de bienvenida. El mensaje de bienvenida es un mensaje que escucha el llamante cuando llama al numero de centralita. Hay mensajes de todo tipo:

“Hola está llamando con la Agencia de viajes “Viaja más ligero” para hablar con el agente de Madrid marque 1, para hablar con el agente de Murcia marque 2”

“Su llamada puede ser grabada...”

“Esta llamando a conservas Juanito Perez para hablar con ventas marque 1 o si lo desea espere.” 

“Gracias por llamar al nuestro negocio espere por favor para ser atendido”. 

Esta opción se encuentra dentro del panel de Voz en cualquiera de las extensiones creadas o desde el número de cabecera de la centralita telefónica virtual. Cuando se haya activado el mensaje ya se contestarán las llamadas y puede transferir a otras extensiones, marcando ## y el número de la extensión.

A medida que la empresa vaya creciendo podemos crear más extensiones y utilizar más servicios gratis que incluyen las centralitas virtuales, como: cola de llamada, identificador de llamadas, menú interactivo (I.V.R), etc.