5 claves para sacar el máximo provecho al email

Con motivo del Día Internacional del Correo que se celebra el 9 de octubre para conmemorar la fundación ese mismo día en 1874 de la Universal Postal Union (UPU) en Berna (Suiza), acens (www.acens.com), proveedor líder de servicios de Cloud Hosting, Hosting, Housing y Soluciones de Telecomunicaciones para el mercado empresarial y que gestiona más de 6 millones de emails diarios a través de sus datacenters, ha desvelado las cinco claves para sacar el máximo provecho al correo electrónico frente a otras herramientas de comunicación.

Según datos de Radicati Group, el email sigue siendo la forma de comunicación más habitual en el mundo empresarial. La consultora estima que el número de buzones de correo electrónico crecerá de los 4.100 millones de cuentas en 2014 a los más de 5.200 millones en 2018, siendo una gran parte (un 61%) para uso corporativo. Se estima que cada día se envían y reciben casi 109.000 millones de emails de trabajo.

Para ayudar a las empresas y emprendedores a usar el correo electrónico como algo más que una herramienta de comunicación, acens ha lanzado correo Office 365, un servicio de correo en la nube de pago por uso que permite infinitas posibilidades de trabajo colaborativo, tanto para conectar rápidamente con los empleados como para reunirse con los clientes y proveedores.

El servicio, disponible desde sólo 4,90 euros al mes por usuario y con dominio incluido, ofrece buzones de correo con 50 GB de capacidad, 25 GB de almacenamiento personal en la nube, herramientas para compartir tareas y documentos –pizarra virtual y sesiones de escritorio compartido–, llamadas gratuitas de audio y vídeo en alta definición entre usuarios, reuniones virtuales con hasta 250 asistentes o servicios de copia de conversaciones y reuniones, entre muchas otras funcionalidades.

Concebido como un servicio de ofimática SaaS (software como servicio), correo Office 365 no requiere infraestructura propia del cliente, permite el pago mensual por software y servicios asociados, así como el pago por uso, con altas y bajas de licencias en cualquier momento. Además, incluye programas como Word, Excel y Power Point, y mensajería instantánea entre usuarios en cualquier dispositivo con acceso a Internet (Lync Online).

Precisamente para ayudar a los usuarios a sacar el máximo provecho a las prestaciones del correo electrónico, acens ha desvelado las cinco claves necesarias para mejorar la productividad:

1)    Saber lo que quieres hacer y luego elegir el servicio. Correo gratuito, pago por uso, buzones con más o menos GB de almacenamiento, copias de seguridad, cumplimiento con la normativa de protección de datos, herramientas colaborativas, servicio técnico de apoyo… Existen tantas opciones y configuraciones de correo electrónico y servicios asociados a éste, como necesidades tienen las empresas y usuarios. Por eso resulta crítico analizar bien las necesidades que la empresa o el usuario tiene y que va a tener y las prestaciones que requiere para ver qué servicio le ofrece lo que realmente necesita, ya sea para un uso particular, para uso corporativo, campañas de email marketing…

2)    Aprovechar el correo ubicuo. Un reciente estudio de acens revelaba que el 62% de los usuarios configura su correo electrónico en al menos tres dispositivos electrónicos diferentes –tablet, móvil y portátil–. Y es que el número de usuarios de correo móvil crecerá un 23% en 2015 según Radicati y un 30% de los consumidores lee el email exclusivamente en su dispositivo móvil. Desde el dispositivo móvil se pueden atender muchos emails aprovechando esperas en el aeropuerto o los minutos que se retrasa una reunión. Muestra de ello es que según el 5º informe sobre estado de las apps en España presentado recientemente por The App Date, de la Fundación Telefónica, de los 23 millones de usuarios de apps móviles, el 82,7% usa aplicaciones de correo electrónico.

3)    Cuidar bien el asunto. Un estudio de Dynamic Markets desvelaba que el 61% de los encuestados cree que los correos no respondidos retrasan las decisiones comerciales. Para que un correo importante no pase desapercibido o para que un potencial comprador abra el correo, es importante cuidar bien el asunto del mensaje: definir la prioridad –urgente, para el viernes, sólo hoy…– o la oferta –2x1, 25% descuento...–; sintetizar y no usar más de 40 caracteres; no abusar de palabras susceptibles de ser identificadas como spam…

4)    Gestionar bien el correo. Radicati calcula que un usuario corporativo envía y recibe unos 121 correos al día. A esos hay que añadir los más de 150.000 millones de correos no deseados que circulan al día. Establecer filtros y reglas para la recepción y envío de mensajes; crear carpetas –según temática (Facturas, Billetes de viajes…), importancia (Urgentes) o estado (No leídos)–; vaciar la bandeja de entrada para acelerar la carga; y establecer horas para responder al correo, son algunas normas que ayudan a incrementar la productividad.

5)    Mucho más que comunicar.Existen una serie de herramientas colaborativas que ayudan a incrementar la efectividad del email como canal de comunicación. Por eso es recomendable usar servicios de almacenamiento en la nube para enviar archivos pesados y no saturar el correo de nuestro receptor; usar funcionalidades de compartición de documentos para acelerar las revisiones de textos y presentaciones y evitar reenviar varias veces el documento con las mejoras; aprovechar las prestaciones de las reuniones virtuales para matizar dudas de un email o transmitir visualmente alguna emoción; utilizar las funciones de grupo e intranets departamentales para incorporar a usuarios externos como si fueran de la propia organización…