Apps para eventos: Preparadas para despegar en 2014

Apps para eventos (Event App): Una tecnología que ha ido emergiendo estos últimos años está a punto de salir a la luz.

Pero, ¿Por qué ahora? ¿Qué son exactamente las aplicaciones para eventos? y, ¿Por qué son ahora interpretadas como un elemento indispensable para las conferencias del futuro? 

APPS PARA EVENTOS: UNA COMPLETÍSIMA GUÍA DIGITAL

Estamos muy acostumbrados a utilizar apps en nuestros smartphones y tablets a diario.

Ahora, los profesionales de eventos toman la delantera en cuanto a tecnología móvil para ir más allá de simples programas y crear aplicaciones interactivas de gran alcance para sus eventos.

Estas aplicaciones pueden aportar toda la información que los asistentes necesitan, pero con características adicionales permitidas gracias a la tecnología,  como por ejemplo la localización o ubicación, información de contacto y sincronización de datos.

Las Apps para eventos permiten ciertas características que hasta ahora eran impensables con un programa o una página de eventos tradicional.   Desde elementos de networking hasta presentaciones en streaming, el potencial para un evento más participativo y más satisfactorio es enorme.

Estas apps para eventos están causando sensación en el sector porque crean nuevas posibilidades además de ofrecer grandes beneficios a los organizadores de eventos, ponentes y expectativas de la audiencia incluyendo:

GAMIFICACIÓN: LA MÁS EXCITANTE DE LAS CARACTERÍSTICAS

Participación de la audiencia

Tendemos a considerar a la audiencia como a un grupo pasivo de espectadores - gente que mira y escucha en silencio, sin ningún tipo de implicación salvo alguna risa ocasional, o aplausos.

Pero los eventos ya no tienen por qué ser así. Éstos, pueden ser más animados y participativos. La audiencia puede ayudar a darle forma a las presentaciones, responder preguntas y proveer información demográfica. Pasan a convertirse en un elemento activo y necesario para el transcurso de la presentación, dándole vitalidad y dinamismo.

Presentaciones en streaming

Básicamente, se refiere a poner a la audiencia en el asiento del conductor dándoles el control sobre el conjunto de diapositivas.  Con la presentación en streaming el público puede disfrutar de las diapositivas en sus smartphones o tablets directamente, obteniendo una lectura mucho más clara y con la posibilidad de saltar fácilmente hacia atrás y adelante para comprobar las referencias o puntos de interés de toda la presentación.

Además, las presentaciones pueden disfrutar de una vida más larga puesto que los asistentes pueden volver a ver las diapositivas después del evento.

Recopilación de datos

Recolecta datos como nunca hasta ahora. Aprovecha el poder de las aplicaciones móviles para reunir información sobre la opinión del público. Se puede navegar y ver mapas interactivos, biografía de los ponentes y horarios de las presentaciones. La app cuenta y registra las páginas vistas en todas sus categorías y secciones  y descubre lo que la gente consulta más a menudo en tiempo real, antes o después del evento.

Networking para asistentes

Uno de los objetivos más persistentes para los organizadores de eventos es la dificultad de obtener grupos dispares para socializar.  ¿Cómo ayudar a la gente a juntarse, a socializar y hacer amigos e importantes contactos profesionales? ¿Cómo animar a la gente a salirse de su círculo de conocidos y hacer nuevos contactos?

Event App ofrece el potencial para una conexión entre asistentes óptima.  Los  invitados pueden compartir sus detalles de contacto de forma dinámica e instantánea, de forma que facilita el primer paso y ayuda a la gente a interconectarse utilizando servicios como LinkedIn y Twitter. Una herramienta de Networking muy valiosa y que cada vez goza de más éxito.

Contenido flexible y actualizable

Normalmente, los programas o guías de los eventos no se pueden modificar en caso de cambios en la información de los ponentes y en los horarios.

Por el contrario, las apps para eventos son fácilmente modificables y editables, incluso en mitad del evento, para cubrir posibles cambios de última hora y de forma que puedan acceder todos los asistentes instantáneamente. Sólo es necesario hacer clic sobre el botón ‘actualizar’, para conseguir acceder a los últimos datos registrados.

Social seating

En lugar de colocar a los invitados al azar, ¿por qué no acomodarlos en función de su sector, sus preferencias o sus contactos? Las apps para eventos y la tecnología web permiten nuevas formas de organizar eventos y este novedoso ‘social seating’ es la perfecta demostración de los pequeños cambios significativos que se pueden conseguir.  

Contenido de multitud de fuentes

De nuevo, tu audiencia no tiene por qué ser un grupo pasivo; pueden contribuir con el desarrollo del evento - ya sea en forma de tweets, comentarios, imágenes o vídeos -  en respuesta al contenido de las presentaciones.

Tu audiencia está continuamente creando contenido durante el evento.

La pregunta es: ¿Te interesa recogerlo?

EVENT APPS: LOS RETOS DEL FUTURO

Como cualquier otra tecnología emergente, las apps para eventos requieren una inversión de tiempo y consideración si se quiere exprimir todo su potencial.  También presentan una serie de retos clave para los organizadores del evento:

Seguridad de datos

La confianza se pierde fácilmente. La audiencia querrá usar la aplicación, pero esperarán que cuides sus datos y trates su información confidencial con cuidado. Si tu app tiene la función de networking, asegúrate que el público comprenda exactamente qué información están dando y cómo colaborar. Una imagen de seguridad es la base para establecer la confianza de los usuarios.

Simplicidad

La omnipresencia de las aplicaciones significa que la gente tiene grandes expectativas de la tecnología móvil. La gente espera una experiencia sin errores, eficiente y todo ello en un paquete elegantemente presentado. Si utilizas una app de eventos, debe ser atractiva y fácil de usar, y tiene que ofrecer información útil. No tengas una app sólo por el simple hecho de tenerla.

Multi-plataforma

Los usuarios de smartphones y tablets utilizan Android, iOS y Windows, por ello debes considerar cómo servir a estos diversos grupos y cuán compatible es tu app con las diferentes resoluciones, tamaños de pantalla y/o versiones de software. La adaptación a los diferentes formatos asegura un mayor tráfico y aumenta el porcentaje de éxito.

Acceso Offline

La conexión Wi-Fi de los centros de conferencia es con frecuencia inestable, por lo que es sensato asegurar que el contenido de tu app está disponible también offline. La gente apreciará que parte del contenido y servicios que ofrece la app requieren conexión a internet, pero conseguirán desesperarse si una conexión Wi-Fi débil no les permite ver información básica como quién es el siguiente ponente o cómo encontrar el sitio. Gracias a esta  modalidad offline los asistentes podrán tener siempre disponible toda esa información clave al alcance de su mano y sin soportar los interminables tiempos de espera de carga de las diferentes páginas cuando el Wi-Fi está saturado.

SUPERANDO LAS EXPECTATIVAS: ¿POR QUÉ LAS APPS PARA EVENTOS SON IRRESISTIBLES?

Como podemos observar, hay muchas razones de peso para el desarrollo de apps para eventos y el actual entusiasmo por ellos. Ofrecen un nuevo universo lleno de posibilidades que además es particular y diferente en cada evento.

Pero hay otras razones que causan que esté cobrando fuerza este año, y eso es porque las audiencias son cada vez más conocedoras de la tecnología, y dado que esta  tecnología está impregnando todas las esferas de la vida moderna, la gente comenzará a preguntarse por qué los eventos a los que asisten se están quedando atrás, y no consiguen innovar.

Existe también una presión de grupo. Al igual que los eventos se aprovechan de las Apps, el público esperará beneficiarse de igual forma de las características que ofrecen.  Esta barrera se está eliminando y poco a poco el público verá las Apps de eventos como un requisito básico, tal y como ha sucedido con el Wi-Fi o los refrescos. Píde tu DEMO y súbete al carro de las nuevas tecnologías.

Involucra a tu audiencia