➡ Cómo funciona el sistema Kanban

Como comentábamos, el kanban es un sistema que está en auge para las empresas y debido a ello, también sufre bastantes malas interpretaciones. Por ello, aclararemos todas tus dudas con el post de hoy sobre qué es el kanban, cómo se debe ejecutar y las clases que existen en la actualidad.

Qué es el Kanban

El término Kanban procede del japonés y en español se traduciría como “tarjeta con signos” o “señal visual”. Es un sistema que se encarga del control de la producción con señales visuales. En resumen, se trata de la distribución de tarjetas que se pegan en los contenedores de mercancías y se despegan cuando dichos contenedores son utilizados, así se garantiza que las mercancías han sido repuestas. Es por esto que también se le da el nombre de “sistema de tarjetas”. De esta manera, las tarjetas actúan como testigos del sistema de producción.

El objetivo perseguido mediante el kanban consiste en establecer un control de todo el flujo del proceso productivo, es decir, saber qué se produce, cuánto se produce y cuándo se produce. Así, simplemente tiene la obligación de cerciorarse de que se está fabricando justo lo que se necesita para la etapa siguiente de producción. Esto conforma un tipo de producción pull. De esta forma, cuando el empleado ve la señal en los contenedores inmediatamente sabe que tiene que producir las piezas que se le solicitan mediante esta señal.

Además, hoy en día suelen usarse otros medios visuales en lugar de las tarjetas, pero sin que varíe la filosofía y los objetivos. Vamos, que es exactamente lo mismo, pero con otras señales visuales. Además debemos señalar que el kanban se encuentra directamente interconectado con el sistema Just In Time y, de hecho, se considera un subsistema del JIT.

¿Qué es la producción pull?

Un sistema pull se basa en la optimización de los inventarios y de su flujo de un negocio en función del comportamiento de la demanda que exista. Se concentra en planificar la producción de únicamente aquellos productos que se van a remitir posteriormente al cliente. Uno de sus principios más relevantes, al igual que pasa en el Lean Manufacturing, es producir en función de la demanda del mercado y, por tanto, todo lo que se encuentre fuera de este entorno se considera sobre-producción.

A través de la utilización del kanban se evita el uso de máquinas, equipos y personas en producciones cuya demanda no es inmediata y se trabajan con lotes reducidos de fabricación. Normalmente, las acciones relacionadas con el descubrimiento y la solución cualquier incidente es muy rápido.

Cómo funciona el Kanban

En un sistema de kanban sencillo, como comentábamos, simplemente se ubican señales en los recipientes dentro de los que se encuentran los componentes de un procedimiento de la cadena de aprovisionamiento o supply chain. De esta manera, los métodos que van a continuación siempre tendrán que pedir el material al procedimiento anterior, y así sucesivamente.

Asimismo, para el procedimiento que va primero, siempre se tendrá que proporcionar la materia prima y en el último entregar el producto al cliente, - en el momento en que así lo requiera -, mientras que en los procesos de en medio la pieza irá trasladándose en cuanto el procedimiento de después así lo demande.

Por tanto, el sistema kanban es un sistema que se basa en las marcas que se encargan de indicarnos cuándo tenemos la necesidad de un producto determinado.

Principios Kanban

Estas reglas adheridas al sistema Kanban son indicaciones que siempre deben seguirse cuando implementamos un sistema Kanban en nuestra empresa. De esta manera, las reglas son las siguientes:

• El método posterior recoge el artículo del proceso anterior.


• El proceso posterior le dice al método anterior lo que tiene que producir.


• El procedimiento anterior produce únicamente lo que le ha pedido el procedimiento posterior.


• Ningún producto se mueve o se produce sin la autorización del Kanban.


• No se transmiten defectos al método posterior.

Si el número de Kanbans decrece durante el procedimiento, esto quiere decir que la sensibilidad aumentará respecto a los cambios o problemas, lo que supone una ventaja importante para el kanban de producción.

Cómo poner en marcha un sistema kanban

Para implementar un sistema Kanban, es decir, ponerlo en funcionamiento tendremos que prestar atención a los siguientes aspectos:

• Los métodos anteriores nunca van a llevar la producción a procesos posteriores, ya que el sistema Kanban se rige por la producción pull, es decir, "de tire" en lugar de "de empuje", por tanto, será el sistema posterior el que tira y el anterior el que empuja.


• NO se hace nada sin la autorización del Kanban.


• Nunca se debe operar con lotes muy grandes o demasiadas modificaciones recogidas en el plan de fabricación.


• Debemos ser capaces de reconocer los defectos lo más cerca posible de la fuente.

Condiciones perfectas para implementar un Kanban

Para que el sistema kanban tenga éxito en una empresa, el negocio debe reunir las siguientes condiciones u obligaciones:

• Demanda continua: el primer factor será contar con una demanda más o menos constante por parte de los clientes, ya que, si es muy diferente entre sí, es decir, irregular y poco predecible, será más complicado que un sistema kanban tenga éxito dentro de la empresa.


• Poca variación del producto: si cuentas con un negocio que tiene muchos productos distintos, será menos probable que necesites tener existencias en todo momento de cada uno de ellos.


• Flujo de materiales claro: el flujo de materiales de un proceso a otro de la cadena productiva siempre debe estar perfectamente definido, puesto que de lo contrario será prácticamente imposible llevar un control con el kanban. Aun así, siempre hay opciones de mantener un control, pero habría que tener muy claras las prioridades de producción y contar con una coordinación entre procesos perfecta.


• Cambios rápidos: existen muchos procedimientos y maquinaria que pueden tardar bastante en llegar a configurarse y empezar la producción de un nuevo artículo o pieza. Esto va a conllevar a grandes lotes de producción e inevitablemente se producirán cuellos de botella en dicha fabricación. Por el contrario, si logramos configurar modificaciones rápidas, beneficiaremos a los lotes pequeños y estaremos dando una flexibilidad superior en nuestro negocio.


• Proveedores de confianza: los proveedores que te proporcionan las materias primas deben ser totalmente leales con el fin de tener una buena disponibilidad y poder continuar con el sistema de kanban en todo momento sin ningún problema.

Por tanto, el sistema Kanban se debe utilizar:

• Cuando los sistemas de producción cuenten con mucha mezcolanza de referencias.


• Cuando se quieren conseguir lotes de tamaño pequeños.


• Cuando se han incurrido en grandes costes de inventario de producto en proceso.


• Cuando se está poniendo en marcha el Lean Manufacturing y previamente se ha hecho un trabajo de 5's y SMED ("Single Minute Exchange of Die" o "cambio de matriz en menos de 10 minutos", en español).

Tipos de Kanban

Existen dos tipos principales de Kanban:

Kanban de producción

Bajo esta modalidad, dividimos en tres secciones regidas por tarjetas. La primera tarjeta será para cosas por hacer, la segunda para tareas que se están haciendo o desarrollando, y la tercera para las tareas que ya están finalizadas, es decir, hechas. A estas tarjetas se pueden ir añadiendo las secciones que se deseen en función de la actividad que estemos llevando a cabo para crear nuestra colocación personal para poder tener toda la información del modo más visual y fácil que podamos.

Así, cada una de las tarjetas contiene información sobre las tareas que se están llevando a cabo, por lo que abarcarán información sobre "lo que hay que hacer", "el plazo para ejecutar la tarea" y "el responsable de realizar dicha actividad".

Normalmente, las tarjetas están divididas por colores para que podamos tenerlo todo clasificado y encontrarlo fácilmente a través de métodos visuales, ya que si lo desempeñamos bien tendremos toda la información sobre el proyecto a realizar en una pantalla única dividida por tareas.

En resumen, el kanban nos permite tener un control mucho más optimizado sobre los procesos de nuestra empresa, aspecto que resulta bastante ventajoso en lo relativo a detectar cualquier error de ejecución.

Kanban de movimiento

El Kanban de movimiento es idóneo para empresas en las que la producción o alguno de sus procesos se divide en tres etapas claras. Si se trata, por ejemplo, de un ordenador, las tres fases por las que pasará serán: montaje, ensamblaje y acabado. De este modo, si vamos a fabricar un lote de 100 ordenadores, iremos avanzando de 10 en diez ordenadores, de manera que en el momento en que la 10º unidad finalice su primera etapa (montaje), se aprobará el inicio del proceso para las próximas 10 unidades mediante una tarjeta en el producto.

El kanban nos permite llevar una producción controlada, que será directamente proporcional al ritmo de consumo de nuestros consumidores y al nivel de stock con el que se cuenta en todo momento, lo cual lo convierte en una técnica muy eficiente.

E-Kanban

El E-Kanban es un avance que ha surgido a partir de los sistemas convencionales con este nombre en respuesta a los constantes avances tecnológicos con los que contamos en la actualidad. Por ello, el E-Kanban es un método visual de tarjetas que se amolda a los sistemas informáticos.

Supone una mayor agilización y eficiencia en los procesos productivos y de transmisión de información interna entre los distintos departamentos del negocio. Se puede implementar a través de diversas fuentes como hojas de cálculo o programas dedicados a ello como Trello o Kanban Tool disponibles tanto para smartphones como para tablets.

KanbanFlow

Qué es el kanbanflow

El kanbanflow es una herramienta de productividad, lo mismo que el kanban, pero más enfocada a gestionar las tareas que se tienen que hacer.

Es decir, ¿cómo funciona el kanbanflow? A través del kanbanflow podemos crear los tableros que queramos, sin límites en la cantidad, y configurar su privacidad en función de si queremos mantener el tablero solo para nosotros o si lo queremos compartir con otro u otros usuarios, a través de invitaciones.

Por tanto, será muy útil, por ejemplo, en entornos de trabajo donde se tienen que realizar labores colaborativas de forma que varias personas puedan trabajar en una misma cosa.

Dentro de los tableros del kanbanflow podemos crear distintas etiquetas para dividir los contenidos, así como columnas para separar cada tarea.

En resumen, solo necesitamos tener un espacio de trabajo y podremos empezar a crear las distintas tareas y subtareas, sus características y los comentarios que vayamos haciendo al respecto durante la ejecución de estas actividades.

Un ejemplo de kanbanflow es Trello, que permite crear diferentes tableros, listas de tareas, etiquetas, comentarios, etc...

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