Un día en la vida de un jefe de compras

En nuestra plataforma de cursos creada para ayudar a los jefes de compras a introducir las medidas más convenientes para asegurar las tramitaciones oportunas de los pedidos y por ende crecer en su profesión, hemos preparado una gran experiencia de un día en la vida de un jefe de compras.

Esta aventura la inicia Esther Crespo Piqueras responsable del departamento de compras de la empresa familiar Piqueras y Crespo SL dedicada a la fabricación de sillas y sillones de oficina quien a través de su responsabilidad y dedicación ha logrado llevar al éxito rotundo su empresa. Este jefe de compras nos narra cómo se enfrenta día a día supervisando y poniendo su experiencia en las compras que se realizan, compras que se realizan teniendo en cuenta las ventas actuales, incluso ha llegado a tal confianza que se hace previsión de ventas futuras para decidir las compras que se deben realizar.

Para optimizar los costos logísticos se intenta que las compras en lo posible sean mayores. Y como veníamos diciendo, con gran responsabilidad, Esther realiza simultáneamente mucho soporte al departamento de ventas, como de igual manera hace el seguimiento para asegurarse que los proveedores cumplan con las fechas de entrega de los materiales y así evitar que cualquier retraso o afecte la cadena de producción y la entrega de los pedidos a sus clientes. La revisión de inventarios y análisis de posibles errores en ellos es otra de las tareas cotidianas que realiza. Otra de las situaciones que enfrenta cada día este jefe de compras es controlar los pedidos de clientes que llevan retraso en la salida. No obstante que se apoya en el sistema SAP no ignora que intervienen factores humanos que pueden ocasionar fallos.

Esther, como la figura de jefe de compras, sabe que el objetivo principal de su empresa es vender pero tiene claro la importancia tanto del proceso de venta como el proceso de compra y con esto en mente su empresa mantiene una larga relación con sus proveedores aunque para no tener una dependencia muy fuerte con uno solo, cuenta con varios proveedores de un mismo producto y así resolver más fácil los posibles problemas. Aunque nuestra heroína no olvida que la relación con los proveedores con expectativas a largo plazo debe ser leal y fructífera para ambas partes, donde los errores, las complicaciones y las incidencias sean más fáciles de resolver, llevando esta relación del campo empresarial a una relación persona a persona, creando cierta amistad.

Las situaciones complicadas son otra parte de las tareas en que Esther, como jefe de compras, de continuo tiene que resolver. Como máxima autoridad en este departamento tiene la responsabilidad de planificar y gestionar de manera magistral las decisiones relativas a las compras, basándose en las habilidades suficientes para lograrlas, por lo que debe disponer de información constantemente actualizada. De hecho Esther nos comenta lo complicado que le resultó encontrar un sistema ERP idóneo para su empresa y adaptación a él, en este proceso se echó mano de otros sistemas que en su momento fueron eficientes pero al poco tiempo quedaron cortos por lo que a la final se decidió por SAP. sistema que fue la elección más conveniente para tomar control de todas las cosas aunque el cambio a un sistema tan completo requirió de mucho esfuerzo.  

Otra situación difícil con la que ha tenido que lidiar es la actual, ya que por la pandemia la economía mundial ha tenido muchas facetas y variaciones que afecta directamente las empresas en la estancia en que los costos de la materia prima y los fletes no son estables, eso ha dado lugar, de pasar de una tarifa anual, al momento actual, en el que ya han creado la tercera tarifa revisada. También nos cuenta de las peripecias que tiene que hacer debido a las subidas cada tres meses que también involucra la logística haciendo que los fletes suban de manera descomunal por lo que han tenido que revisar las tarifas de venta que están basadas en los costos. Por lo que podemos ver a través de su narrativa, es que, al ser ella la gestora de las compras, tiene la responsabilidad de gestionar y planificar las funciones de esta área, basándose en el coste de un mismo producto, buscando el mejor proveedor para ese producto, teniendo en cuenta su coste y el coste logístico, en fín, la prospección, búsqueda y negociación recae en la figura del jefe de compras. 

En palabras sencillas y rotundas, Esther Crespo dice que hay que tener capacidad de realizar múltiples tareas simultáneas con una actitud proactiva, y que también hay que velar tanto por las necesidades de venta, como por las financieras, y el resto de departamentos. Todo ello nos lleva a ver claramente que la experiencia en el mercado, el conocimiento de la tecnología y el liderazgo es lo que han hecho de Esther Crespo, un jefe de compras que cada día pone a funcionar esas aptitudes que ha llevado a su empresa familiar a ubicarse en un  lugar privilegiado en la venta de sillas y sillones de oficina que cuenta en el mercado con más de 1600 referencias de calidad.