¿Qué es la organización de eventos y cómo funciona?

La Organizacion de Eventos Madrid es una de las partidas que, por regla general, más pesa en el presupuesto anual destinado a marketing y comunicación por parte de las empresas, tanto grandes marcas como pymes. Esto se debe a que un evento "en vivo" supone un gran esfuerzo de recursos tanto internos como externos, así como una serie de costes vivos y concretos -como localización, catering, materiales y entretenimiento- que tienen un peso considerable. Hablamos también de marketing experiencial, porque precisamente la creación de experiencias es una de las formas más eficaces de fidelización e imagen de marca, convirtiendo al cliente en protagonista.

La organización de eventos, por tanto, es una actividad compleja compuesta por muchas subactividades diferentes, algunas puramente concretas y logísticas, otras más comerciales y digitales. En primer lugar, conviene definir la diferencia entre un evento propio y un evento externo: ambos formatos tienen pros y contras y diferentes esfuerzos organizativos.

Los eventos propios son los organizados íntegramente por una empresa, desarrollando su propio formato, según su propio propósito de marketing. Puede tratarse de una rueda de prensa con periodistas para presentar el propio producto, así como de media jornada de formación gratuita para los propios clientes sobre el uso de una nueva aplicación o servicio, o incluso de un momento más distendido, como un aperitivo para establecer contactos y permitir a la fuerza de ventas conocer a nuevos clientes potenciales.

El esfuerzo organizativo es, por supuesto, mayor, porque hay que cuidar todos los detalles -desde las inspecciones para encontrar el lugar adecuado hasta las invitaciones- para organizar la jornada. La elección independiente, sin embargo, suele permitir un buen ahorro porque cada elemento puede personalizarse, tanto en términos de marca como de cumplimiento de un presupuesto establecido. Los eventos propios también incluyen los internos, es decir, los dedicados a los recursos propios de la empresa, como convenciones anuales, actividades de team building y fiestas de motivación vinculadas a aniversarios concretos.